La domiciliation de votre société est une étape importante dans votre vie d’entrepreneur, vous devez donc vous assurer de faire le bon choix. Voici 5 principaux pièges à éviter en matière de domiciliation.
Lorsque vous domiciliez une entreprise, vous pouvez rapidement vous retrouver floué. Voici les pièges à éviter afin d’enregistrer correctement votre société.
L’adresse du siège social est très importante car elle doit figurer sur tous les documents officiels : factures, devis, bons de commande, reçus, etc. Elle détermine la nationalité de l’entreprise, le pays dans lequel elle est imposée et les autorités juridiques compétentes en cas de litige.
Les entreprises domiciliées offrent l’avantage d’une adresse prestigieuse et réputée ainsi que de nombreux services d’externalisation pour toutes les tâches à forte intensité de main-d’œuvre et à faible valeur ajoutée. De cette façon, vos employés peuvent se concentrer sur leur activité principale – la croissance de l’entreprise. A condition que vous fassiez attention à certains points avant de souscrire un contrat de domiciliation.
Les prestations souscrites ou optionnelles
Certaines entreprises proposent des forfaits dont le prix peut varier du simple au triple. Les raisons de ces différences résident dans la variété des services offerts. Par exemple, certains tarifs d’appel sont généralement très compétitifs, mais ne comprennent pas toujours tous les services de base, qui sont alors considérés comme supplémentaires et facturés en sus. Dans de telles circonstances, il est difficile d’y voir clair et surtout de comparer les différentes offres du marché. Le premier piège à éviter est celui des offres incomplètes qui exigent une souscription à de nombreux suppléments dits facultatifs, qui ne le sont pourtant pas. Ces options sont parfois trop chères, ce qui peut rapidement augmenter.
La simple mise à disposition d’une boîte aux lettres et d’une adresse administrative, la réponse téléphonique, les services de secrétariat, la gestion du courrier, la mise à disposition de salles, l’accueil des clients… l’éventail des services est très large. C’est pourquoi vous devez déterminer vos besoins avant de signer un contrat de domiciliation.
Enfin, il est préférable de prêter attention à l’adresse de domiciliation. Une adresse prestigieuse est souvent un signe de confiance et d’intérêt pour vos clients.
Les frais de dossiers cachés
En plus des frais de port, d’autres coûts cachés peuvent être impliqués ! Des tarifs très attractifs ou des demandes de « service gratuit » doivent vous mettre la puce à l’oreille. Cela s’accompagne souvent d’extras très coûteux, comme nous l’avons déjà vu. Mais ils peuvent aussi exiger un dépôt ou une garantie de plusieurs centaines d’euros lors de l’inscription. Ou encore des promotions ou des offres temporaires dont le montant augmente au fil de plusieurs mois d’utilisation. Lisez toujours attentivement les conditions générales !
Une gestion du courrier payante
Lorsque vous signez un contrat avec une société de domiciliation, vous pensez souvent que votre mensualité comprend la réexpédition du courrier car c’est le service indiqué dans votre option. Mais ce n’est pas toujours le cas.
Certaines sociétés de domiciliation facturent les frais ultérieurs. Et oui, le courrier qui est envoyé à votre domicile doit être affranchi. Il s’agit d’un coût pour l’organisme de domiciliation, qui peut être enclin à vous facturer tout ou partie des frais en plus de vos paiements mensuels.
La durée de l’engagement
Les entreprises de domiciliation peuvent conclure des contrats avec leurs domiciliés pour une période minimale de 3 mois, qui peut être prolongée tacitement.
Certaines entreprises n’hésitent pas à s’engager auprès de leurs clients pour des périodes plus longues, ce qui peut constituer un facteur limitant pour certaines entreprises. Ces périodes d’engagement sont fixées dans le contrat de domiciliation.
L’importance du lieu de domiciliation
Le choix du lieu d’implantation de votre entreprise n’est pas toujours clairement défini dans les brochures publicitaires et les contrats de domiciliation.
Parfois, quelques mètres carrés sont simplement attribués à chaque entreprise dans des locaux dont le profil n’est pas très attrayant pour vos clients et partenaires commerciaux.
Assurez-vous de faire le bon choix en visitant les locaux ou en demandant des photos ou une visite virtuelle de tous les locaux que vous louerez.
Certaines sociétés de domiciliation mettent également à la disposition de leurs clients des salles de réunion équipées de vidéoprojecteurs et de systèmes de vidéoconférence ultramodernes.
D’autre part, certaines entreprises se limitent à un mur de boîtes aux lettres et ne font suivre que leur courrier. Veillez donc à ce que le large éventail de services supplémentaires réponde pleinement à vos attentes. Et aussi dans les conditions de leur abonnement, de leur modification et de leur annulation.