Vous vous êtes toujours demandé comment choisir la bonne salle de réunion ? En effet, en fonction de votre objectif, de la durée ou de la situation géographique, il y a quelques critères à prendre en compte. Delta Services vous en dit plus !
Le choix d’une salle de séminaire dépend non seulement du nombre de participants, mais aussi de l’objectif de la réunion. Ainsi, il est nécessaire de prendre en compte différents critères afin de faire le meilleur choix pour votre réunion.
La taille et l’aménagement de la salle de conférence
La taille de la salle doit être envisagée en fonction du nombre de participants. La salle de séminaire doit être suffisamment grande pour accueillir le nombre de participants souhaité dans de bonnes conditions. Cependant, elle ne doit pas être trop grande, car cela donnera une mauvaise impression et risque de détériorer l’environnement de la réunion, notamment pour l’orateur s’il est trop éloigné du public.
Outre la taille, la disposition de la salle est également un facteur important. Selon la disposition souhaitée de la réunion, une salle rectangulaire ou carrée n’aura pas le même effet sur la réunion. La disposition peut être choisie en fonction de l’objectif de la réunion.
L’équipement de la salle de réunion
Lorsque vous choisissez une salle pour un séminaire, vous devez également vous assurer que l’équipement nécessaire est disponible. Les équipements les plus courants : vidéoprojecteur, matériel audio, écran de projection, tableau blanc, paperboard. D’autres équipements comme la climatisation ou le chauffage sont également un plus. Bien entendu, une connexion Internet est nécessaire. Enfin, des équipements tels que du papier et des stylos sont un plus.
Le style de la salle de séminaire
Ce n’est peut-être pas le critère principal lors du choix d’une salle pour un séminaire, mais il peut contribuer au succès de la réunion. En fonction de l’objectif de la réunion, des éléments tels que le décor et l’atmosphère créés par la salle peuvent aider à atteindre les objectifs souhaités. Vous pouvez choisir quelque chose de plus ou moins traditionnel et formel. Pour briser le cadre habituel, pourquoi ne pas choisir une pièce semblable à un salon, par exemple, avec des canapés confortables ?
L’emplacement de la salle de conférence
L’emplacement de la salle de conférence est également un critère de sélection. Il est important de s’assurer de l’accessibilité des participants, qu’il s’agisse de la possibilité d’utiliser les transports en commun, de la disponibilité d’un parking ou de la proximité d’autres équipements tels que des logements. L’originalité du lieu, son environnement et le paysage alentour peuvent également jouer un rôle dans le choix d’une salle de séminaire.
Les services complémentaires
Une organisation qui vous permet de profiter de la location de salles pour une heure, une demi-journée ou une journée, voire plus, vous offre une certaine souplesse dans l’organisation de votre programme de séminaires. Les services spécifiques offerts sur place sont également un atout lors du choix d’un espace de séminaire. Par exemple, la disponibilité d’un service de restauration ou de traiteur sur place, l’organisation de pauses ou d’un café d’accueil, qui feront le bonheur des participants.
Il ne vous reste plus qu’à faire votre choix et à préparer un pitch ou un agenda bien avant d’affronter vos collègues le jour J !