L’impact du Covid sur les nouveaux usages du bureau

Début avril, TV Tours s’est offert une petite visite chez Delta Services pour réaliser un reportage sur les nouveaux usages des bureaux depuis la pandémie de Covid qui a sévi sur le monde. Visionnez ce reportage qui en dit plus sur la nouvelle organisation hybride du travail.

 

Domiciliation : Les pièges à éviter

La domiciliation de votre société est une étape importante dans votre vie d’entrepreneur, vous devez donc vous assurer de faire le bon choix. Voici 5 principaux pièges à éviter en matière de domiciliation.

 

Lorsque vous domiciliez une entreprise, vous pouvez rapidement vous retrouver floué. Voici les pièges à éviter afin d’enregistrer correctement votre société.

L’adresse du siège social est très importante car elle doit figurer sur tous les documents officiels : factures, devis, bons de commande, reçus, etc. Elle détermine la nationalité de l’entreprise, le pays dans lequel elle est imposée et les autorités juridiques compétentes en cas de litige.

Les entreprises domiciliées offrent l’avantage d’une adresse prestigieuse et réputée ainsi que de nombreux services d’externalisation pour toutes les tâches à forte intensité de main-d’œuvre et à faible valeur ajoutée. De cette façon, vos employés peuvent se concentrer sur leur activité principale – la croissance de l’entreprise. A condition que vous fassiez attention à certains points avant de souscrire un contrat de domiciliation.

Les prestations souscrites ou optionnellesStandardiste téléphonique avec casque et micro.

Certaines entreprises proposent des forfaits dont le prix peut varier du simple au triple. Les raisons de ces différences résident dans la variété des services offerts. Par exemple, certains tarifs d’appel sont généralement très compétitifs, mais ne comprennent pas toujours tous les services de base, qui sont alors considérés comme supplémentaires et facturés en sus. Dans de telles circonstances, il est difficile d’y voir clair et surtout de comparer les différentes offres du marché. Le premier piège à éviter est celui des offres incomplètes qui exigent une souscription à de nombreux suppléments dits facultatifs, qui ne le sont pourtant pas. Ces options sont parfois trop chères, ce qui peut rapidement augmenter.

La simple mise à disposition d’une boîte aux lettres et d’une adresse administrative, la réponse téléphonique, les services de secrétariat, la gestion du courrier, la mise à disposition de salles, l’accueil des clients… l’éventail des services est très large. C’est pourquoi vous devez déterminer vos besoins avant de signer un contrat de domiciliation.

Enfin, il est préférable de prêter attention à l’adresse de domiciliation. Une adresse prestigieuse est souvent un signe de confiance et d’intérêt pour vos clients.

Les frais de dossiers cachés

En plus des frais de port, d’autres coûts cachés peuvent être impliqués ! Des tarifs très attractifs ou des demandes de « service gratuit » doivent vous mettre la puce à l’oreille. Cela s’accompagne souvent d’extras très coûteux, comme nous l’avons déjà vu. Mais ils peuvent aussi exiger un dépôt ou une garantie de plusieurs centaines d’euros lors de l’inscription. Ou encore des promotions ou des offres temporaires dont le montant augmente au fil de plusieurs mois d’utilisation. Lisez toujours attentivement les conditions générales !

Il est important que la société de domiciliation soit transparente et communique des tarifs clairs et fixes. Vérifiez également si les adresses de domiciliation proposées sont suffisamment intéressantes.

Une gestion du courrier payanterangée de boite à lettres

Lorsque vous signez un contrat avec une société de domiciliation, vous pensez souvent que votre mensualité comprend la réexpédition du courrier car c’est le service indiqué dans votre option. Mais ce n’est pas toujours le cas.

Certaines sociétés de domiciliation facturent les frais ultérieurs. Et oui, le courrier qui est envoyé à votre domicile doit être affranchi. Il s’agit d’un coût pour l’organisme de domiciliation, qui peut être enclin à vous facturer tout ou partie des frais en plus de vos paiements mensuels.

La durée de l’engagement

Les entreprises de domiciliation peuvent conclure des contrats avec leurs domiciliés pour une période minimale de 3 mois, qui peut être prolongée tacitement.

Certaines entreprises n’hésitent pas à s’engager auprès de leurs clients pour des périodes plus longues, ce qui peut constituer un facteur limitant pour certaines entreprises. Ces périodes d’engagement sont fixées dans le contrat de domiciliation.

L’importance du lieu de domiciliation

Le choix du lieu d’implantation de votre entreprise n’est pas toujours clairement défini dans les brochures publicitaires et les contrats de domiciliation.

Parfois, quelques mètres carrés sont simplement attribués à chaque entreprise dans des locaux dont le profil n’est pas très attrayant pour vos clients et partenaires commerciaux.

Assurez-vous de faire le bon choix en visitant les locaux ou en demandant des photos ou une visite virtuelle de tous les locaux que vous louerez.

Certaines sociétés de domiciliation mettent également à la disposition de leurs clients des salles de réunion équipées de vidéoprojecteurs et de systèmes de vidéoconférence ultramodernes.

D’autre part, certaines entreprises se limitent à un mur de boîtes aux lettres et ne font suivre que leur courrier. Veillez donc à ce que le large éventail de services supplémentaires réponde pleinement à vos attentes. Et aussi dans les conditions de leur abonnement, de leur modification et de leur annulation.

Bien choisir sa salle de réunion

Vous vous êtes toujours demandé comment choisir la bonne salle de réunion ? En effet, en fonction de votre objectif, de la durée ou de la situation géographique, il y a quelques critères à prendre en compte. Delta Services vous en dit plus !

 

Le choix d’une salle de séminaire dépend non seulement du nombre de participants, mais aussi de l’objectif de la réunion. Ainsi, il est nécessaire de prendre en compte différents critères afin de faire le meilleur choix pour votre réunion.

La taille et l’aménagement de la salle de conférence

La taille de la salle doit être envisagée en fonction du nombre de participants. La salle de séminaire doit être suffisamment grande pour accueillir le nombre de participants souhaité dans de bonnes conditions. Cependant, elle ne doit pas être trop grande, car cela donnera une mauvaise impression et risque de détériorer l’environnement de la réunion, notamment pour l’orateur s’il est trop éloigné du public.

Outre la taille, la disposition de la salle est également un facteur important. Selon la disposition souhaitée de la réunion, une salle rectangulaire ou carrée n’aura pas le même effet sur la réunion. La disposition peut être choisie en fonction de l’objectif de la réunion.

Nouvelle salle de réunion Delta Services.

L’équipement de la salle de réunion

Lorsque vous choisissez une salle pour un séminaire, vous devez également vous assurer que l’équipement nécessaire est disponible. Les équipements les plus courants : vidéoprojecteur, matériel audio, écran de projection, tableau blanc, paperboard. D’autres équipements comme la climatisation ou le chauffage sont également un plus. Bien entendu, une connexion Internet est nécessaire. Enfin, des équipements tels que du papier et des stylos sont un plus.

Le style de la salle de séminaire

Ce n’est peut-être pas le critère principal lors du choix d’une salle pour un séminaire, mais il peut contribuer au succès de la réunion. En fonction de l’objectif de la réunion, des éléments tels que le décor et l’atmosphère créés par la salle peuvent aider à atteindre les objectifs souhaités. Vous pouvez choisir quelque chose de plus ou moins traditionnel et formel. Pour briser le cadre habituel, pourquoi ne pas choisir une pièce semblable à un salon, par exemple, avec des canapés confortables ?

L’emplacement de la salle de conférence

L’emplacement de la salle de conférence est également un critère de sélection. Il est important de s’assurer de l’accessibilité des participants, qu’il s’agisse de la possibilité d’utiliser les transports en commun, de la disponibilité d’un parking ou de la proximité d’autres équipements tels que des logements. L’originalité du lieu, son environnement et le paysage alentour peuvent également jouer un rôle dans le choix d’une salle de séminaire.

Adaptez la salle de réunion à vos besoins.

Les services complémentaires

Une organisation qui vous permet de profiter de la location de salles pour une heure, une demi-journée ou une journée, voire plus, vous offre une certaine souplesse dans l’organisation de votre programme de séminaires. Les services spécifiques offerts sur place sont également un atout lors du choix d’un espace de séminaire. Par exemple, la disponibilité d’un service de restauration ou de traiteur sur place, l’organisation de pauses ou d’un café d’accueil, qui feront le bonheur des participants.

Il ne vous reste plus qu’à faire votre choix et à préparer un pitch ou un agenda bien avant d’affronter vos collègues le jour J !

Comment créer votre entreprise

Vous avez décidé de vous lancer dans l’aventure entrepreneuriale et de créer votre propre entreprise. Vous venez d’avoir la bonne idée, celle qui vous convient, celle pour laquelle vous aurez des clients ou celle qui répond à une certaine demande.

Entre la naissance du projet et le jour de la création de l’entreprise, il faut prendre le temps de donner toutes les chances de réussite à son entreprise. Les étapes préliminaires ne doivent pas être précipitées, mais doivent être respectées. Les instructions sur la façon de faire…

Réaliser une étude de marché

Votre idée et votre voie sont trouvées, c’est le point de départ de votre désir de devenir entrepreneur. Mais vous devez maintenant vous assurer que cette idée est viable et peut vous faire vivre à court ou moyen terme.

Vous avez peut-être eu une idée totalement novatrice ou, à l’inverse, vous avez peut-être adopté un concept ou une entreprise existante. Dans tous les cas, l’étude de marché vous permet d’affiner votre projet et d’y réfléchir en profondeur avant de vous lancer à corps perdu.

Grâce à elle, vous serez en mesure de :

  • Définir votre persona, c’est-à-dire votre client idéal, ses problèmes et ses attentes, pour lui apporter une solution.
  • Définir votre proposition par rapport à vos concurrents et évaluer la complexité de votre projet professionnel.
  • Déterminer votre stratégie, votre mode de communication, vos prix et adapter votre produit ou service à la demande.
  • Établir un chiffre d’affaires prévisionnel en fonction de l’ensemble des paramètres ci-dessus.

Reconnaître ses forces et faiblesses

Lors de la création d’une entreprise, se pose la question de la qualification et de la légitimité. Vous serez le chef d’entreprise, en charge de votre activité. Vous devrez donc négocier avec vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires, et même vos employés.

Voici quelques questions incontournables que vous devez vous poser, non pas pour vous décourager, mais plutôt pour savoir ce dont vous pourriez avoir besoin avant de vous lancer dans la bataille :

  • Quelle est votre situation actuelle ? Pouvez-vous la changer ? Dans quelles conditions ?
  • Disposez-vous de toutes les connaissances nécessaires à la réalisation du projet ? Ou, à l’inverse, avez-vous besoin de formation ? De collaborateurs ? D’aides extérieures pour vous soutenir ?
  • Est-il compatible avec ma personnalité ? Ma vie de famille ? Ma situation financière ?
  • Vous devez mettre en valeur vos points forts et travailler sur vos points faibles. Réfléchissez également à ce que vous aimez ou n’aimez pas dans le fait de déléguer. En effet, s’entourer d’experts dans des domaines connexes peut être la clé du succès.

Chiffrer son projet

Il s’agit d’une étape importante avant même de commencer à élaborer un plan d’affaires. En outre, vous devez vous poser les questions suivantes et y répondre en conséquence :

  • De quel capital ai-je besoin pour lancer mon projet et quels sont mes besoins en trésorerie pour développer l’entreprise ?
  • Les revenus sont-ils suffisants pour couvrir les dépenses ? Aurai-je un déficit ou un bénéfice ?
  • Quand mon entreprise deviendra-t-elle rentable ? Dans quelques mois ? Dans un an ? Sur une plus longue période ?

Il est important de ne pas sous-estimer les besoins financiers de votre projet. Il vaut mieux mettre un chiffre supérieur à vos besoins qu’un chiffre inférieur. Dans le premier cas, vous aurez plus de liquidités disponibles, alors que dans le second cas, vous risquez de tout arrêter par manque de fonds.

Faire son Business Plan

Au final, le business plan sera une synthèse des trois premiers points développés ci-dessus. C’est un document important pour présenter noir sur blanc votre projet, et surtout pour obtenir des financements.

Vous y trouverez votre stratégie de communication, vos besoins d’accompagnement, ainsi que votre chiffre d’affaires prévisionnel et votre rentabilité future. En d’autres termes, il s’agit de votre entreprise virtuelle avec une projection la plus réaliste possible.

A ce stade, la recherche de partenaires est effectuée. Il s’agira de vos prestataires de services (comptable, notaire, avocat, assureur, etc.), si votre projet en a besoin, ainsi que de vos fournisseurs (investissements, achat de marchandises, de matières premières, etc).

Le business plan est un préalable à la création d'entreprise.

Vous devrez également décider de la forme juridique la plus adaptée à votre projet, en tenant compte du montant des charges, du mode de rémunération, des partenaires éventuels, etc. Micro-entreprise, EIRL, EURL, SARL, SASU, SAS, le choix est large.

Trouver un financement

Le financement de votre projet sera essentiel à la création de votre entreprise. Vous disposez à ce stade d’un plan d’affaires solide, mais vous aurez certainement besoin d’un apport personnel pour que la banque accepte de vous suivre.

Plusieurs options s’offrent à vous, en fonction de la somme d’argent nécessaire et du type de projet. Tout d’abord, vous pouvez certainement utiliser vos économies pour en placer une partie dans votre projet d’entreprise, ce qui montre que vous y croyez.

Avant de penser à un prêt bancaire, ne négligez pas les deux aides suivantes :

  • Les aides financières versées par Pôle emploi, si vous y avez droit (ARCE ou ACRE).
  • Les aides à la formation, via votre compte personnel de formation CPF, si vous avez besoin d’améliorer vos compétences.
  • Des prêts à taux zéro, des cuisines participatives ou des campagnes de crowdfunding pour le financement de départ.

Vous aurez beaucoup plus de facilité à convaincre un banquier si vous avez un apport en capital, des partenaires qui vous font confiance et les bonnes qualifications. Votre crédit peut également être garanti par des organismes tiers comme BPI France pour rassurer l’établissement prêteur et protéger votre patrimoine personnel.

Le financement est l'avant-dernière étape à la création d'entreprise.

Immatriculer votre entreprise

Selon la forme juridique que vous choisissez pour votre entreprise, vos obligations en matière d’immatriculation de société ne seront pas les mêmes. Vous pouvez le faire vous-même, vous faire aider par votre Centre de Formalités des Entreprises (CFE Centre de Formalités des Entreprises) ou profiter de l’appui d’un notaire, d’un avocat ou d’un expert-comptable.

Pour les entreprises les plus complexes, vous devrez notamment passer par les étapes suivantes :

  • Rédaction des statuts de la société.
  • Apport de capital (monétaire, en nature ou industriel).
  • Publication d’une annonce légale.
  • Choix du régime fiscal de la société (IR Impôts sur le Revenu ou IS Impôts sur les Sociétés).
  • Choix du statut social du dirigeant et des contrats d’assurance.
  • Enregistrement de la dénomination sociale ou de la marque auprès de l’INPI, etc.

Les formalités liées à la création d’une entreprise peuvent être nombreuses et compliquées. Il ne faut pas hésiter à demander des conseils et à se faire aider par des professionnels lors de la création de son entreprise, surtout si le statut choisi est déductible de l’impôt sur les sociétés et nécessite des obligations comptables et fiscales importantes.

Un coworking pour votre domiciliation ?

Et pourquoi pas un service de coworking pour la domiciliation de votre entreprise ? Histoire de bien dissocier votre vie personnelle de votre vie profesionnelle et pouvoir gérer la réception de clients le cas échéant.

De plus en plus de centres d’affaires ou d’espaces de coworking proposent ce service de domiciliation aux nouveaux entrepreneurs qui débarquent sur le marché. Quoi de mieux que de se concentrer sur l’essentiel de son activité en bénéficiant des avantages conjugués de la domiciliation et du coworking.

Delta Services, un service de domiciliation et un coworking.

La domiciliation pour un siège social de qualité

Une entreprise, qu’elle soit une société ou un entrepreneur individuel, peut être domiciliée au domicilie personnel du dirigeant ou dans les locaux destinés à ses activités, que le gérant soit locataire ou propriétaire des locaux. Toutefois, il faut s’assurer qu’aucune règle d’urbanisme ou condition de bail n’empêche l’exercice d’une activité professionnelle dans ces locaux afin d’établir un domicile sans limite de temps. Dans le cas contraire, seule une durée maximale de cinq ans est possible.

Si vos bureaux sont situés dans un centre de coworking parisien, assurez-vous bien sûr que vous puissiez y installer votre activité. La plupart des centres de coworking sont autorisés à héberger votre entreprise, mais certains n’ont pas l’autorisation nécessaire de la préfecture.

Delta Services, un nouveau lieu avec coworking et domiciliation.

Vecteur de synergie et d’échange, être hébergé dans un espace de coworking ou une pépinière d’entreprises permet certes à l’entrepreneur d’élargir son réseau professionnel et de rencontrer d’autres créateurs, mais également de bénéficier d’une alternative assez rentable. Toutefois, elle n’est pas sans inconvénients : pas de bureau ou de salle de réunion au moment voulu, un lieu peu propice à une réunion de travail, à la rencontre ou à la réception de clients, etc.

Quant aux espaces commerciaux, ils permettent de séparer vie personnelle et vie professionnelle. En plus de renforcer l’image de marque, il promet également confort, tranquillité et liberté. Toutefois, ce type de domiciliation entraîne des coûts importants, notamment pour la conception et l’achat des équipements.

Quant à la domiciliation commerciale, elle constitue une solution moins coûteuse que les locaux professionnels. D’autant plus que, selon le choix de l’entreprise domiciliataire, elle permet de disposer d’une adresse prestigieuse dans un quartier adapté à la nature de son activité. Pratique et souple, elle permet également de bénéficier d’autres services complémentaires personnalisés qui peuvent faciliter au maximum la vie de l’entrepreneur.

Espace de coworking pour domicilier votre entreprise.

Le coworking pour la flexibilité du service

Plus précisément, le coworking est un espace de travail qui répond au besoin de flexibilité et de coopération des professionnels. A l’origine, ces espaces s’adressaient aux travailleurs indépendants, pour leur permettre d’échapper au sentiment d’isolement et faciliter la socialisation autrefois réservée à l’entreprise. Bien plus qu’un lieu de travail, les espaces de coworking à Paris promeuvent aujourd’hui des valeurs telles que le partage et l’entraide, dans le but d’améliorer nettement le bien-être au travail et d’augmenter la productivité.

L’objectif de ces tiers lieux plébiscités par les millennials est de développer la productivité des salariés en favorisant la flexibilité et le bien-être au travail. Les résidents comme les entreprises y trouvent de nombreux avantages.

Le premier avantage évoqué est une meilleure synergie. Le co-travail permet de rompre l’isolement et de faire connaissance avec d’autres employés d’horizons différents. Les résidents peuvent s’enrichir mutuellement et développer considérablement leur réseau. En outre, la flexibilité est accrue. L’essence du co-working est de s’adapter aux besoins changeants des utilisateurs. Les bureaux ne sont généralement pas attribués et les employés ne sont pas censés y être présents cinq jours par semaine. Ils ne viennent travailler que lorsqu’ils en ont besoin. Enfin, se rendre dans un co-working parisien permet aux micro-entreprises et aux start-ups de bénéficier de l’ensemble des services à moindre coût.