Dix conseils pour améliorer votre productivité au travail

Vous êtes entrepreneur et trop souvent débordé par les tâches qui vous incombent au quotidien ? Delta-Services vous dispense 10 conseils pour retrouver une certaine sérénité au travail.

1. Créez votre to-do list

Certaines personnes ont une mémoire à toute épreuve et une capacité impressionnante à se concentrer sur leurs priorités. Vous n’aurez pas besoin d’écrire vos objectifs  si c’est le cas. Dans le cas contraire ? Vous devez prendre l’habitude de noter vos objectifs chaque jour. Chaque jour, nous recevons trop d’informations à traiter et, par conséquent, notre attention n’est attirée que par les choses « urgentes ». Rédigez donc vos objectifs avec les mots « Urgent » ou « Doit être fait » et vous aurez plus de chances de les lire et de penser à les réaliser.

C’est l’un des exercices les plus faciles au monde même si c’est aussi un peu ennuyeux de devoir relire ses objectifs pour s’aperçoir qu’on est parfois loin d’avoir terminé. Pour éviter ce sentiment de culpabilité, de nombreuses personnes choisissent de ne pas relire leurs objectifs ; d’autres choisissent de ne pas les écrire du tout ! Méfiez-vous de cette fausse décision. En fait, relire régulièrement vos objectifs et vos plans d’action vous permet de vous concentrer sur vos priorités, car vous en êtes conscient. En revanche, un objectif longtemps repoussé risque de vous échapper et de vous revenir en mémoire le jour où il deviendra urgent…

Vous pouvez peut-être essayer Trello, qui est une sorte de grand tableau blanc interactif. Il y a des cartes qui se déplacent entre différentes colonnes : à faire, à vérifier/réviser… Et une colonne « objectif » où chacun peut remplir ses progrès au fur et à mesure. 

2. Hiérarchisez vos tâches

Identifiez vos tâches chaque matin, puis mettez en évidence les 3 plus importantes. Commencez par les plus importantes. De cette façon, vous pouvez vous assurer de progresser dans les domaines qui comptent le plus.

Les développeurs des start-ups technologiques ont souvent des réunions quotidiennes – quelques minutes par jour -, appelées aussi « Dailies », au cours desquelles ils répondent à trois questions : ce que j’ai fait hier, les problèmes que j’ai rencontrés et ce que je vais faire aujourd’hui.

La même logique s’applique à l’organisation de la semaine selon les méthodes agiles. Ils vous permettent de visualiser votre travail et d’évaluer vos performances. Vous découpez vos tâches en « fiches » ou note par note, puis vous évaluez votre capacité de production sur plusieurs semaines.

Organiser votre travail pour la semaine vous permet de fixer des objectifs réalisables et vous donne en même temps une vue d’ensemble des différentes phases de la semaine.

3. Planifiez votre semaine et votre journée

Nous en venons donc à la planification. De nombreux experts et entrepreneurs recommandent de planifier sa semaine le vendredi. Cela vous donne une idée des jours à venir, vous permet d’évaluer votre capacité de travail et de savoir si vous serez en mesure d’intégrer d’autres tâches ou réunions.

De la même manière, il est conseillé de planifier chaque journée avant de quitter votre travail la veille. De cette façon, vous êtes plus détendu et maîtrisez mieux la situation.

Il ne s’agit pas seulement de dresser une liste de tâches à accomplir au cours de la semaine cette fois-ci, mais de planifier de manière plus stratégique. Selon le principe de la loi de Pareto, les actions qui peuvent avoir le plus grand impact doivent être classées par ordre de priorité.

Un agenda électronique vous permet d’allouer du temps à chaque tâche, il est important d’appliquer la même pratique lorsque vous faites une liste écrite. Cela permettra de désamorcer le drame de certains engagements qui semblent insurmontables et vous aidera à mieux gérer votre temps.

4. Trouvez un programme quotidien (et s’y tenir)

Le télétravail permet de gérer votre emploi du temps plus librement. De commencer et terminer la journée à des heures différentes ou de prendre des pauses occasionnelles… Si la flexibilité est plus importante avec le travail à distance, il est néanmoins conseillé de créer une routine quotidienne et de s’y tenir.

Par exemple, prévoyez dans votre agenda une heure pour votre pause-déjeuner, 10 ou 15 minutes pour une pause dans l’après-midi, 1 heure pour le sport à 18h30, etc. Cela vous aidera à rester concentré pendant le travail et à mettre une barrière claire et nette entre votre vie personnelle et professionnelle.

5. Des pauses régulières augmentent la productivité

Quelle est la répartition idéale du temps entre le travail et la pause ? Selon Draugiem Group, les personnes les plus productives travaillent en moyenne 52 minutes par session, suivies d’une pause de 17 minutes, et ainsi de suite ! S’il n’y a pas de consensus sur la fréquence idéale de travail et de pause, les avantages de la pause sont bien connus.

Une pause permet à votre cerveau de s’arrêter, de s’aérer et de se reposer afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur les futures tâches à accomplir. Eh oui… Vous serez plus productif en travaillant 3 x 50 minutes avec une pause de 10 minutes qu’en travaillant 3 heures d’affilée.

Enfin, même si la sieste est une pratique taboue en France, elle est très courante en Asie ou dans des entreprises comme Google ou Nike. Un « micro-sommeil » de 20 minutes aura un impact positif sur votre productivité.

6. Éliminez tous les types d’interférences

Limiter les interférences signifie limiter les interruptions non désirées. Éloignez-vous de toute perturbation. Passer le téléphone en « mode avion » peut beaucoup aider à la concentration. Avec toutes les notifications, les suggestions et propositions intrusives liées au téléphone et aux médias sociaux, vous pouvez être distrait toutes les 3 minutes. Isolez-vous ! Aucune urgence irréparable ne se produira pendant cette période et, si tel était le cas, cela signifie que vous n’auriez rien pu faire pour l’éviter. L’élimination des parasites et autres intrusions est essentielle pour augmenter la productivité !

7. Réservez du temps pour les tâches répétitives

Que vous soyez coach sportif, courtier en assurances ou directeur du marketing, certaines tâches sont répétitives : envoyer un rapport hebdomadaire, trouver des clients potentiels, surveiller les concurrents, répondre aux courriels, etc.

Pour être proactif, il est judicieux d’allouer systématiquement du temps dans notre agenda pour ces tâches. En fonction de l’environnement de travail réel, allouer une heure le matin et une heure l’après-midi permettra de s’assurer que ces tâches sont accomplies.

Si vous utilisez un calendrier Outlook partagé, cela permettra à votre personnel de ne pas empiéter sur ces créneaux. Cela vous permet non seulement de travailler sur vos produits livrables, mais aussi d’adapter votre journée et vos priorités. Cela vous donne également une marge de manœuvre en cas de situations imprévues !

8. Déléguez !

Même si vous automatisez un certain nombre de tâches, en tant qu’entrepreneur, vous ne pouvez pas vous occuper seul de tout le reste. Vous pouvez devenir plus productif en déléguant certaines tâches ; c’est aussi simple que cela. Il est important d’externaliser et de déléguer lorsque vous en avez la possibilité. Des activités telles que la saisie de données et certains aspects du service clientèle peuvent être externalisées à un prix abordable. Si vous gérez une entreprise en ligne mais que vous ne disposez pas des compétences techniques nécessaires pour créer ou remanier votre site web, vous pouvez gagner du temps en engageant quelqu’un pour le faire à votre place. Vous pouvez libérer quelques heures de votre journée en faisant appel à des freelances ou à des agences pour effectuer ces tâches.

9. Arrêtez le multitache

Vous pensez qu’écrire un e-mail tout en répondant au téléphone permet de gagner du temps ? C’est faux ! Selon Earl Miller, neuroscientifique au Massachusetts Institute of Technology, le cerveau ne peut faire qu’une seule chose à la fois. Faire plus d’une chose à la fois augmente le risque d’erreurs et fait donc perdre du temps in fine avec les corrections etc. 

10. Décorez votre bureau

Certaines recherches ont montré que décorer votre bureau avec des objets que vous aimez réduit considérablement le stress. Elles ont montré que la productivité de ceux qui décoraient leur bureau augmentait de 15 % par rapport à ceux qui ne le faisaient pas. Des choses simples comme un cadre photo avec une photo de votre famille, une plante verte peuvent vous permettre de vous évader un instant pour mieux tolérer la charge de travail à votre poste. Et cela ne coûte ni du temps, ni de la ressource !

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La Communauté de Communes Touraine Val de Vienne, l’Association Forces Actives et la CCI Touraine vous proposent un atelier pratico-pratique, pragmatique, facilement applicable sur le développement commercial dans votre entreprise autour d’outils et méthodes simples.

Atelier   – Etre efficace en clientèle (en distanciel)
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  • L’importance du discours commercial 
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  • Osez vendre ! 

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Matinée Pour Entreprendre le 29/01/2021

Les étapes chronologiques pour mener à bien son projet : définir son modèle économique (présentation de l’outil « business model canvas »), étude de marché, prévisionnel financier, choix du statut juridique et les déclinaisons sociales et fiscales, le business plan, les formalités.

Vendredi 29 janvier 2021
de 9h à 12h

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Réunion gratuite. Inscription en ligne obligatoire

Cette réunion se déroulera en format webinaire.

Une fois inscrit, un lien de connexion vous sera envoyé par mail la veille du webinaire

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