Qu’est-ce que le Flex Office, ce terme anglo-saxon devenu tendance en 2022 avec l’augmentation du télétravail ? Delta Services vous dit tout.

 

Le flex-office se caractérise par la réorganisation et la réduction de la présence au bureau, les employés pouvant travailler où ils le souhaitent, y compris au bureau. Dans la plupart des cas, le flex-office est mis en œuvre de manière hybride, avec un minimum de visites au bureau.

 

Qu’est-ce que le Flex Office ?

 

En bon français, on pourrait parler de « bureau résilient » pour décrire un espace de travail prêt à s’adapter vite et bien.

Phénomène pas si nouveau, le bureau flexible est en fait devenu une nécessité suite aux changements intervenus sur le marché du travail ces dernières années et à la crise des soins de santé en particulier : télétravail, innovation technologique, rotation croissante du personnel, hausse des prix de l’immobilier de bureau… Toutes ces évolutions poussent les entreprises à travailler sur leur flexibilité afin de pouvoir absorber efficacement les changements qui s’opèrent dans la vie quotidienne.Le Flex Office nécessite une organisation de vos équipes sans faille.

Il s’agit de répondre, d’une part, aux attentes des salariés en quête de flexibilité dans leur travail et, d’autre part, aux besoins d’un marché en constante évolution. En bref : s’adapter… c’est tenir bon ! 90% des entreprises estiment que leur espace de travail n’est plus adapté.

 

La mise en place du Flex Office

Malgré la promesse séduisante d’un bureau flexible, sa mise en œuvre pratique ne tolère pas l’improvisation. Vous devrez repenser entièrement l’aménagement de vos locaux et bureaux et adapter les espaces (espaces de collaboration, espaces de vie, etc.) aux activités quotidiennes de vos collaborateurs. Votre infrastructure informatique devra répondre aux nouveaux besoins d’un bureau agile, qui nécessite des réseaux et des équipements informatiques performants pour fonctionner harmonieusement.

Des outils collaboratifs et de communication interne sont également recommandés pour assurer un partage d’informations de qualité entre les équipes. Pour faciliter la transition vers un bureau agile, des entreprises proposent du matériel, des logiciels et du mobilier pour créer un espace qui facilite le travail en équipe.

 

Les avantages du Flex Office…

 

Par définition, un bureau flexible nécessite des changements fréquents de colocataires de bureau. Il est donc plus facile de rencontrer de nouvelles personnes et de créer des liens, ce qui est toujours excellent pour un groupe !

Une bonne communication est nécessaire en Flex Office.En introduisant de la discorde dans la routine des employés, le bureau flexible les oblige à être plus flexibles et autonomes, ce qui est souvent aussi synonyme de productivité. Le bureau flexible, méthode de travail largement basée sur le travail en réseau, favorise également la collaboration et renforce l’importance de la digitalisation.

Qui n’a pas connu le stress de devoir passer un appel téléphonique important depuis une pièce ouverte ? Un bureau flexible propose souvent des espaces conçus pour différents styles de tâches : bureaux fermés pour l’isolement, salles de réunion pour le brainstorming, espaces ouverts pour le partage des idées, etc.

En décentralisant les employés, un bureau flexible permet une communication plus libre et une meilleure circulation de l’information, et aide à libérer la créativité.

En n’offrant pas un espace de travail ou même un bureau à chaque employé, le bureau flexible permet de réduire la surface de l’entreprise… Cela permet de bénéficier de la location d’un terrain ou d’un loyer, ainsi que d’économies d’échelle en termes de chauffage, d’électricité, de consommables, etc.

 

… Et ses pièges à éviter

 

68% des Français sont contre le bureau flexible, selon une enquête d’Opinion Way. 45% d’entre eux pensent qu’il déshumanise l’entreprise et ses employés.

Il est aussi important d’être bien organisé pour éviter les mauvaises surprises, comme l’absence de place au bureau ou de Wi-Fi dans le café de votre choix. Cela peut rapidement entraîner une perte de temps.Un Open Space ou un espace de coworking sont adaptés au Flex Office.

Dans un bureau flexible, il est également impossible de s’approprier le bureau. Fini les photos de famille ou les dessins de vos enfants, car vous ne pouvez pas laisser vos affaires derrière vous.

Enfin, la communication avec les collègues ou au sein d’un même service peut devenir plus difficile en raison de la nouvelle organisation. Le sentiment d’appartenance à l’entreprise peut également en souffrir.